Prozesse automatisieren: Wann genügen Regeln, wann hilft KI?

Die Aufgabe entscheidet über das Werkzeug

Ein wiederkehrender Vorgang braucht nicht automatisch generative KI. Wenn Eingangsdaten und Entscheidungskriterien eindeutig sind, lässt sich der Ablauf mit festen Bedingungen beschreiben. Sollen dagegen unterschiedlich formulierte Texte zusammengefasst oder für eine fachliche Prüfung vorsortiert werden, kann KI eine sinnvolle Ergänzung sein. Individuelle Prozessumsetzung führt innerhalb der Gruppe zu Appiarius KI-Agentur. Dieser Einblick hilft bei der Werkzeugauswahl für einen konkreten Ablauf; das Markenprofil behandelt die übergeordnete Zuständigkeit.

Beginnen Sie mit dem gewünschten Ergebnis: Soll ein Vorgang nur den nächsten Bearbeitungsschritt erhalten oder soll aus einem langen Text ein neuer Entwurf entstehen? Diese Unterscheidung lässt sich ohne Zugangsdaten oder echte Kundendokumente an einem künstlichen Beispiel erklären.

Feste Bedingungen lösen klar definierte Vergleiche

Microsoft beschreibt für Power Automate Bedingungen mit Ausdrücken wie „and“, „or“, „empty“, „greater“ und „less“. „and“ liefert wahr, wenn beide Bedingungen erfüllt sind; beide Argumente müssen boolesche Werte sein. „or“ genügt, wenn mindestens eine Bedingung erfüllt ist. Ein größer-als-Vergleich prüft eine festgelegte Grenze. Damit wird eine definierte Entscheidung ausgeführt, ohne einen neuen Textinhalt erfinden zu müssen.

Die Dokumentation zeigt außerdem, wie zwei leere Felder gemeinsam erkannt werden: Erst die Kombination beider Leerprüfungen erfüllt die beschriebene Bedingung. Das ist etwas anderes als die Prüfung, ob nur eines der Felder leer ist. Welcher Fall zum Ablauf passt, muss fachlich festgelegt werden. Ein fehlender Eintrag ist nicht automatisch eine Zustimmung oder ein erledigter Vorgang.

Als eigenes Beispiel kann ein künstlicher Auftrag nur dann in eine Prüfwarteschlange gelangen, wenn ein definierter Status vorliegt und ein zuständiger Bereich eingetragen ist. Für fehlende Angaben wird ein gesonderter Weg festgelegt. Vor dem Einsatz sollten passende, unpassende und unvollständige Testfälle verglichen werden. Die Ausdrucksdokumentation belegt die technische Möglichkeit, keine bereits vorhandene Integration in Ihren Systemen.

Generative KI braucht einen anderen Qualitätsmaßstab

Das BSI nennt unter dem Risiko R4 fehlende Ausgabequalität. Auch bei hochwertigem Trainingsmaterial können generative Modelle unrichtige Inhalte erzeugen. Ohne Echtzeitdaten fehlen Informationen über aktuelle Ereignisse; trotzdem können Antworten dazu entstehen. Bei Sprachmodellen wirken erfundene Inhalte und sogar erfundene Quellenverweise häufig glaubhaft. Eine korrekte Grammatik bestätigt deshalb weder eine Zahl noch die Existenz der genannten Quelle.

Unter R7 beschreibt das BSI fehlende Reproduzierbarkeit und Erklärbarkeit: Identische Eingaben können aufgrund von Zufallskomponenten unterschiedliche Ausgaben erzeugen. Das erschwert die Nachvollziehbarkeit. Bei einer Auswahl für den Betrieb ist deshalb auch zu prüfen, ob die benötigte Aufgabe mit solchen Schwankungen umgehen kann.

R8 behandelt „Automation Bias“, also zu großes Vertrauen in überzeugend formulierte Ergebnisse. Nutzende können falsche Schlüsse ziehen oder Ausgaben ungeprüft weiterverwenden. Aus diesen drei Risiken ergibt sich für die hier beschriebene Auswahl: Sprachliche Vorarbeit kann unterstützt werden, doch fachliche Angaben müssen mit den tatsächlich vorhandenen Quellen verglichen werden. Eine KI-Ausgabe wird nicht allein durch ihre Übernahme in ein Formular zuverlässig.

KI beim Erstellen ist nicht KI bei jedem Vorgang

Microsoft unterscheidet beim Erstellen eines Cloud-Flows zwischen dem auslösenden Ereignis und den nachfolgenden Aktionen. Der Auslöser startet den Ablauf, die Aktionen führen die vorgesehenen Schritte aus. Ein sinnvoller Vergleich muss deshalb auch beantworten, wodurch ein Vorgang beginnt und welches Ergebnis jeder einzelne Schritt erzeugen soll.

Die Dokumentation erlaubt zwei Erstellungswege: einen Flow von Grund auf entwerfen oder mit Copilot aus einer Beschreibung in natürlicher Sprache vorschlagen lassen. Damit kann KI beim Aufbau einer festen Automatisierung helfen, ohne dass später jede Entscheidung durch ein Sprachmodell getroffen wird. Der Vorschlag lässt sich im Designer weiter anpassen; Verbindungen zu Apps und Diensten müssen gültig eingerichtet sein.

Für die Kontrolle beschreibt Microsoft einen Ausführungsverlauf, in dem die Eingaben und Ausgaben einzelner Schritte eingesehen werden können. Ein Flow lässt sich außerdem ausschalten und wieder einschalten. Diese Möglichkeiten helfen, eine unerwartete Entscheidung am konkreten Schritt zu untersuchen. Sie ersetzen keine fachliche Prüfung des Ergebnisses und gelten hier als dokumentierte Eigenschaften von Power Automate.

Ein gemischter Ablauf kann die Grenzen sichtbar halten

Ein Planungsbeispiel ist die Vorsortierung unterschiedlich formulierter Anliegen: KI schlägt ein Thema vor, feste Regeln prüfen Pflichtfelder und die zuständige Person bestätigt eine unklare Zuordnung. So lässt sich die Textarbeit von der Entscheidung über weitere Schritte trennen. Ob diese Kombination gegenüber vorhandener Standardsoftware einen Nutzen bietet, ist am konkreten Prozess zu testen.

Ein typischer Fehler ist, aus einem gelungenen Einzelbeispiel auf den gesamten Betrieb zu schließen. Prüfen Sie auch mehrdeutige Eingaben und Fälle, in denen Informationen fehlen. Beschreiben Sie für die Erstprüfung nur den Ablauf und künstliche Beispiele. Für Tests mit realen Daten sind die vorgesehenen Zugänge und Verarbeitungsbedingungen gesondert zu klären.

Der Weg zur passenden Umsetzung

Das Markenprofil von Appiarius KI-Agentur beschreibt individuelle Automatisierungsarbeit. Nennen Sie im Gruppenkontakt den wiederkehrenden Vorgang, seine Eingangsdaten und das gewünschte Ergebnis. Eine Beratung zur Potenzialanalyse und die spätere technische Umsetzung sind getrennte Aufgaben.

Quellen und Einordnung

• Verwenden von Ausdrücken in Bedingungen, um mehrere Werte zu überprüfen
• Generative KI-Modelle: Chancen und Risiken für Industrie und Behörden
• Einen Cloud-Flow in Power Automate erstellen

Microsoft belegt die Funktionsweise fester Bedingungen und die Erstellung von Cloud-Flows. Die BSI-Publikation, Risiken R4, R7 und R8, erklärt die Grenzen generativer Ergebnisse. Die Auswahlhinweise und Ablaufbeispiele sind daraus abgeleitet.